Samþykktir ERGI
ERGI Bylaws

I. kafli

1. gr.

Félagið heitir ERGI – félag hinsegin stúdenta á Norðurlandi. Á ensku kynnir félagið sig sem Ergi – The Northern Queer Student Community.
Kennitala félagsins er 660625-0890.
 

2. gr.

Lögheimilisfang félagsins er hjá formanni stjórnar. Varnarþing félagsins er á Akureyri. 
 

3. gr.

Markmið félagsins er:

3.1. Að gæta sérstakra hagsmuna samfélags hinsegin stúdenta á Norðurlandi og vera málsvari þeirra, innan háskóla og utan. Þessu markmiði hyggst félagið ná með virku samtali og samráði við stjórnvöld, stjórnendur skóla, hagsmunafélög stúdenta og tengda áhrifaaðila.

3.2 Að efla stuðning, tengsl og samheldni meðal meðlima félagsins, hinsegin stúdenta og hinsegin fólks innan háskóla og utan. Þessu markmiði hyggst félagið ná með því að stuðla að og skapa meðlimum sínum, hinsegin stúdentum á Norðurlandi og hinsegin fólki innan háskóla og utan vettvang til samtals, samvinnu og samskipta.

3.3. Að stuðla að og standa fyrir aukinni fræðslu, umræðu og rannsóknum tengdum málefnum hinsegin stúdenta, hinsegin fólks og hinsegin samfélaga innan og utan háskóla og íslensks fræðasamfélags. Þessu markmiði hyggst félagið ná með samstarfi við fræðasamfélög og áhrifaaðila auk þess að standa sjálft fyrir fræðsluviðburðum og fræðslutengdri þjónustu.

3.4. Að stuðla að góðri samvinnu við önnur sambærileg samtök og félög hinsegin fólks sem og önnur hagsmunafélög stúdenta við skóla á Norðurlandi. Þessu markmiði hyggst félagið ná með því að hafa sjálft frumkvæði að samskiptum og samstarfi og vera opið fyrir utanaðkomandi samstarfsvilja.

3.5. Að taka þátt í og standa fyrir viðburðum og félagsstarfi fyrir meðlimi sína og aðra hagsmunaaðila. Þessu markmiði hyggst félagið ná með áherslu á virkt og upplýst félagsfólk, lýðræðisleg vinnubrögð og meðvitund fyrir breytilegri þörf í innra starfi félagsins.3.6. Að eignum og fjármunum félagsins sé ávallt og eingöngu ráðstafað með hagsmuni þeirra sem félagið starfar fyrir í huga. Þessu markmiði hyggst félagið ná með því að rekstur þess sé ekki hagnaðardrifinn og fjármögnun starfsemi þess fari einungis fram í formi mögulegra félagsgjalda, styrkja og greiðslu fyrir þjónustu eða samstarf sem leiðir beint af markmiðum og tilgangi félagsins.

4. gr.

4.1. Félagið og aðild að því er opin námsmönnum, starfsfólki skóla, fólki í akademískum störfum, aðstandendum þessara aðila og öðrum svo framarlega sem viðkomandi styðja málstað og tilgang félagsins.

4.2. Öllum sem uppfylla skilyrði samþykkta félagsins um aðild (sjá grein 4.1.) er hún heimil. Umsókn um skráningu í félagið skal berast stjórn eða fulltrúa félagsins. Stjórn tekur ákvörðun um aðild.

4.3. Stjórn heldur skrá yfir félagsfólk. Félagaskrá er aðeins til afnota fyrir stjórn og fulltrúa félagsins þegar við á en um félagaskrá ríkir trúnaður.
4.4. Félagsfólki ber að tilkynna úrsögn úr félaginu skriflega til stjórnar.

II. kafli
 

5. gr.

Aðalfundur hefur æðsta vald í málefnum félagsins. Aðalfund skal halda í síðasta lagi í apríl ár hvert. Stjórn félagsins skal boða til aðalfundar með minnst 10 daga fyrirvara. Aðalfundur er alltaf ályktunarhæfur og sker hann sjálfur úr um hvort til hans sé löglega boðað.
 

6. gr.

Dagskrá aðalfundar:

1. Kosning fundarstjóra og fundarritara 

2. Skýrsla stjórnar

3. Reikningar lagðir fram

4. Lagabreytingar 

5. Ákvörðun félagsgjalds fram að næsta aðalfundi.

6. Kosning stýris félagsins sem jafnframt er formaður stjórnar.

7. Kosning fjögurra stjórnarmeðlima

8. Kosning í önnur embætti, þ.m.t. skoðunarmenn reikninga

9. Önnur mál
    

7.gr.

Fullgildir félagsmenn teljast þeir sem greitt hafa félagsgjöld fyrir aðalfund og hafa þá atkvæðisrétt og kjörgengi á fundinum.
Fimm meðlimir skulu kosnir á aðalfundi til stjórnarsetu til eins starfsárs, þar af skal stýri kosið í sér atkvæðagreiðslu. Atkvæðagreiðsla um stýri og sæti annarra stjórnarmeðlima skal vera leynileg séu fleiri en einn aðili í framboði til stýris og fleiri en fjórir aðilar í framboði til stjórnarsetu. Að loknu stjórnarkjöri skal skoðunarmaður reikninga staðfestur af meirihluta fundarmanna á aðalfundi.
Fundarstjóri og fundarritari bera ábyrgð á framkvæmd kosninga.
 

8. gr.

Stjórn getur boðað félagsfund. Félagsfund skal boða með minnst 3 daga fyrirvara. Félagsfundur telst ályktunarhæfur ef meirihluti stjórnar sækja hann. Verði félagsfundur ekki ályktunarhæfur skal honum frestaður og boðaður á ný innan 3 daga og telst hann þá ályktunarhæfur.
 

9. gr.
Auka-aðalfund skal boða til eins og reglulegs aðalfundar. Með fundarboði skulu mögulegar tillögur svosem til lagabreytinga eða breytinga á embættum félagsins, kynntar. Fundinum er einungis heimilt að taka fyrir þær tillögur sem kynntar eru í fundarboði.
 

10. gr.
Vantraustyfirlýsing á stjórn félagsins skal berast henni skriflega, undirrituð af minnst 1/5 af félögum eða 3/5 stjórnar, og skal þá boða til auka-aðalfundar innan 10 daga. Efni fundarins skal vera vantraustyfirlýsing sem skoðast samþykkt ef meira en 2/3 hlutar fundarmanna greiða atkvæði sitt með henni. Ef yfirlýsingin er samþykkt skal kjósa nýja stjórn eins og á aðalfundi.
 

11. gr.
Lýsa skal yfir vantrausti á einstaka stjórnarmeðlim á sama hátt og stjórnina í heild sinni og skal meðferð vantrausts á einstaka stjórnarmeðlim fylgja sömu lögmálum.
 

12. gr.
Starfstímabil félagsins er milli aðalfunda. Á aðalfundi skal stjórn gera upp starfsárið á aðgengilegan og skíran máta.
 

III. kafli
 

13. gr.

Stýri er í forsvari fyrir félagið og kemur fram fyrir hönd þess út á við. Stýri er formaður stjórnar, boðar stjórnarfundi, stýrir þeim og ber ábyrgð á verkaskiptingu stjórnar. Stýri ber endanlega ábyrgð á framkvæmd, málefnum og starfsemi félagsins.

Varastýri er staðgengill stýris. Varastýri ber ábyrgð á ritun og vörslu fundargerða félagsins.

Fjármálastýri ber ábyrgð á fjármálum félagsins, hefur umsjón með öllum eignum þess og undirbýr fjárhagsáætlun fyrir félagsárið. Fjármálastýri er prókúruhafi félagsins. Fjármálastýri hefur umsjón með fjáröflun félagsins.
Samskiptafulltrúi ber ábyrgð á miðlum félagsins, er tengiliður þess við önnur félög og heldur utan um samskiptavettvang félagsins.

Félagsmálafulltrúi ber ábyrgð á innra starfi félagsins. Félagsmálafulltrúi heldur utan um skipulag viðburða, funda, félagsstarfs og fræðslu.

 

14. gr.

Stjórn félagsins fer með fjármála- og framkvæmdavald og skal starfa samkvæmt lögum félagsins. Stjórn setur sér samskipta- og verklagsreglur á fyrsta fundi starfsárs. Falli atkvæði jöfn á stjórnarfundi skal telja atkvæði stýris, sem formanns stjórnar, tvisvar.

Firmaritun er í höndum meirihluta stjórnar.
 

15. gr.

Láti einhver stjórnarmeðlimur af embætti er stjórn heimilt að auglýsa eftir áhuga og framboðum í laus embætti stjórnar. Stjórn getur með meirihlutaákvörðun á stjórnarfundi skipað í laus embætti fram að næsta aðalfundi.
 

16. gr.

Stjórn er heimilt að skipa í nefndir og embætti á vegum félagsins og útbúa þeim starfsreglur. Stjórnin hefur umboð til að skipa launað starfsfólk, þar á meðal stjórnarliða. Hefðbundin stjórnarstörf skulu vera ólaunuð.
 

17. gr.

Reikningsár félagsins er almanaksárið. Á aðalfundi skal kjósa skoðunarmann. Skal sá rannsaka reikninga félagsins fyrir hvert starfsár og leggja niðurstöður sínar fyrir aðalfund. Skoðunarmann má ekki kjósa úr hópi stjórnarmanna eða starfsmanna félagsins. Skoðunaraðili reikninga á rétt á að fylgjast með reikningum og sjóðum félagsins. Uppgjör reikningsársins skal berast skoðunaraðila 4 vikum fyrir aðalfund. 
 

18. gr.

Aðalfundur ákvarðar félagsgjöld komandi starfsárs. Aðalfundi er heimilt að fella niður félagsgjöld til eins árs í senn og teljast þá allir félagsmenn sem skráðir eru í lok fylgjandi starfsárs fullgildir félagsmenn á næsta aðalfundi. Almennir félagsmenn bera ekki persónulega ábyrgð á skuldum eða öðrum skuldbindingum félagsins.
 

IV. kafli
 

19. gr.

Lögum þessum verður aðeins breytt á aðalfundi. Til að lagabreytingar nái fram að ganga þurfa 2/3 hlutar fundaraðila að greiða þeim atkvæði. Leggja má fram lagabreytingartillögur á reglulegum aðalfundi en á auka-aðalfundi þurfa þær að vera skilgreindar í fundarboði. 
 

20. gr.

Lagabreytingar öðlast þegar gildi nema kveðið sé um annað. 
 

21. gr.

Tillögu að félagsslitum má bera upp á aðalfundi og telst samþykkt ef 3/4 hlutar fundaraðila greiða því atkvæði á tveimur aðalfundum í röð. Sé ekki haldinn aðalfundur þrjú ár í röð og því engin stjórn virk skal telja sem svo að starfsemi félagsins hafi laggst niður.
 

22. gr.

Ef starfsemi félagsins leggst niður skulu eignir þess renna til hagsmunasamtaka stúdenta við Háskólann á Akureyri.
 

Lög þessi voru samþykkt á stofnfundi.
 

Dagsetning: Háskólinn á Akureyri 11.04.2025

Ergi Bylaws adopted in 2025

Chapter I
 

Article 1

The name of the organization is ERGI – The Northern Queer Student Community. In Icelandic, the organization is formally known as ERGI – félag hinsegin stúdenta á Norðurlandi.
 

Article 2

The organization’s registered address is that of the Chair of the Board. The organization’s legal venue is Akureyri.
 

Article 3 – Objectives of the Organization
 

3.1. To protect the specific interests of the queer student community in North Iceland and act as its advocate both within and beyond academic institutions. The organization aims to achieve this through active dialogue and consultation with government authorities, school administrators, student unions, and relevant stakeholders.

3.2. To foster support, connection, and solidarity among members, queer students, and queer individuals both within and outside the university environment. This will be pursued by creating and promoting spaces for dialogue, cooperation, and engagement for queer students in North Iceland and the wider queer community.

3.3. To promote and support education, discussion, and research related to the lives, experiences, and issues of queer students and communities, both within academia and Icelandic society at large. The organization aims to achieve this through partnerships with academic institutions and stakeholders, and by organizing its own educational events and services.

3.4. To encourage collaboration with similar organizations and queer student associations, as well as with other student interest groups at institutions in North Iceland. This will be done by initiating communication and cooperation, while remaining open to external collaboration.

3.5. To participate in and organize events and community activities for its members and other stakeholders. The organization will pursue this goal through active and informed membership, democratic practices, and responsiveness to the evolving needs of its internal work.

3.6. To ensure that the organization’s assets and funds are always and exclusively used in the interests of those it serves. This shall be achieved by operating as a non-profit, funded solely through possible membership fees, grants, and service-based income that aligns with the organization's goals and purpose.
 

Article 4 – Membership
 

4.1. Membership is open to students, school staff, academics, their supporters, and anyone who shares the values and mission of the organization.

4.2. All individuals who meet the membership criteria as outlined in Article 4.1 are eligible to join. Applications for membership must be submitted to the board or a designated representative. The board makes the final decision on admission.

4.3. The board shall maintain a registry of members. This registry is for internal use only and shall be treated with confidentiality.

4.4. Members must submit written notice to the board to resign from the organization.
 

Chapter II
 

Article 5

The Annual General Meeting (AGM) holds the highest authority within the organization. It shall be held no later than April each year. The board must announce the AGM with at least 10 days’ notice. The AGM is always considered valid and decides for itself whether it has been lawfully convened.
 

Article 6 – Agenda of the AGM

1. Election of a meeting chair and secretary

2. Board’s annual report

3. Presentation of financial statements

4. Proposed amendments to the bylaws

5. Determination of membership fee for the upcoming year

6. Election of the Chair of the organization, who also serves as board Chair

7. Election of four board members

8. Election of other positions, including the auditor

9. Other business
    

Article 7

Voting members are those who have paid their membership fee before the AGM. These members have the right to vote and run for office at the meeting.
Five individuals shall be elected to the board for a term of one year. The Chair shall be elected in a separate vote. Voting for the Chair and board members shall be conducted by secret ballot if more than one person is running for Chair and more than four people are running for board seats.
Following the board election, the financial auditor shall be confirmed by majority vote at the AGM.
The meeting chair and secretary are responsible for overseeing the election process.
 

Article 8

The board may call a general meeting. It must be announced at least 3 days in advance. A general meeting is considered valid if a majority of the board is present. If the meeting lacks quorum, it shall be rescheduled and reconvened within 3 days, at which point it is considered valid regardless of attendance.
 

Article 9

An Extraordinary General Meeting shall be convened in the same manner as the AGM. Proposed amendments to bylaws or organizational positions must be included in the meeting notice. Only issues announced in advance may be addressed.
 

Article 10

A vote of no confidence in the board must be submitted in writing, signed by at least 1/5 of members or 3/5 of the board. This triggers an Extraordinary General Meeting within 10 days. The meeting shall address the no-confidence vote, which is deemed passed if more than 2/3 of members vote in favor. If passed, a new board shall be elected as per AGM procedure.
 

Article 11

A vote of no confidence in an individual board member follows the same process as for the board as a whole.
 

Article 12

The organization’s operational year runs between AGMs. The board must present a clear and accessible annual report at the AGM.
 

Chapter III
 

Article 13 – Roles of the Board
 

Chair – Represents the organization publicly, convenes and leads board meetings, coordinates board responsibilities, and is ultimately responsible for the organization’s operations and activities.

Vice Chair – Acts as the Chair’s deputy and is responsible for recording and maintaining meeting minutes.

Treasurer – Manages the organization's finances, oversees all assets, prepares the annual budget, and is the organization’s financial signatory. The Treasurer also supervises fundraising efforts.

Communications Officer – Manages the organization’s media and communication platforms, acts as a liaison to other organizations, and coordinates internal and external communication.

Community Engagement Coordinator – Oversees internal activities, organizes events, meetings, community programs, and educational efforts.
 

Article 14

The board holds financial and executive authority and operates in accordance with these bylaws. At the first meeting of the operational year, the board shall adopt communication and procedural rules.
In the case of a tie vote, the Chair’s vote counts twice.
The organization’s signing authority lies with the majority of the board.

Article 15

If a board member resigns, the board may publicly call for expressions of interest to fill the vacancy. The board may appoint a new member by majority vote for the remainder of the term until the next AGM.

Article 16

The board may establish committees or positions and create operational rules for them. The board may also hire staff, including board members. Standard board work is voluntary and unpaid.

Article 17

The organization’s fiscal year follows the calendar year. The AGM elects a financial auditor, who shall review the accounts for the operational year and present their findings at the AGM.
The auditor may not be a board member or employee.
They are entitled to monitor the organization’s finances.
The financial statements must be submitted to the auditor at least 4 weeks before the AGM.

Article 18

The AGM sets the membership fee for the coming year. The AGM may vote to waive the membership fee for one year, in which case all members registered by the end of that fiscal year are considered full members at the next AGM.
Regular members are not personally liable for the organization’s debts or obligations.

Chapter IV

Article 19

These bylaws may only be amended at the AGM. A two-thirds majority is required. At regular AGMs, amendments may be proposed on the spot. At Extraordinary General Meetings, amendments must be included in the meeting notice.

Article 20

Amendments take effect immediately unless otherwise specified.

Article 21

A proposal to dissolve the organization may be brought before the AGM and is approved if three-fourths of attendees vote in favor at two consecutive AGMs.
If the organization fails to hold an AGM for three consecutive years and has no active board, it shall be considered dissolved.

Article 22

Upon dissolution, the organization’s assets shall be transferred to student interest organizations at the University of Akureyri.
 

These bylaws were adopted at the founding meeting.
Date: University of Akureyri, 11 April 2025